Haz tu trabajo.
Lo demás, en orden.

No. Puedes empezar por la tarea que tienes delante: preparar una factura, guardar un gasto, revisar un cobro o reunir documentos para tu gestoría. Cada recorrido pide únicamente los datos necesarios para completar esa acción. La configuración habitual se puede incorporar después, cuando ya tengas claro qué información repites.

No. La emisión confirma el documento, su número, su fecha y sus importes; el cobro indica que el dinero ha entrado. Separar ambos estados permite ver una factura ya enviada que continúa pendiente, registrar un pago parcial o confirmar el cobro completo sin cambiar el documento original.

En Gastos. Allí se conserva el archivo o la fotografía y se completa la información necesaria cuando tengas tiempo. No se mezcla con las facturas que emites a tus clientes. Esta separación ayuda a localizar el original, detectar datos pendientes y preparar después la documentación para la gestoría.

Un expediente con facturas emitidas, facturas recibidas, justificantes y las incidencias que todavía necesitan revisión. La idea es reunir los documentos durante el trimestre, no reconstruirlo al final. Tu gestoría recibe una entrega ordenada y puede identificar rápidamente qué está completo y qué requiere una decisión.